Планирование и диспетчеризация: руководство из 5 пунктов для предприятий сферы услуг

Прошли те времена, когда планирование и диспетчеризация означали планирование дней вперед и заполнение ежедневников и стикеров. Сегодня навыки, доступность, местоположение и рабочая нагрузка определяют обязанности, назначенные каждому выездному работнику. Поскольку выездные сервисные операции расширяют свой охват и клиентскую базу, наличие оптимизированной инфраструктуры планирования и диспетчеризации стало критически важным для компаний.

5 отраслей, которым необходимо программное обеспечение для планирования и диспетчеризации

Растущий бизнес нуждается в большем количестве инструментов, чтобы идти в ногу со спросом и технологическими достижениями. На мировом рынке, где программное обеспечение прочно закрепилось в каждой второй компании, как оно может оставить позади компании выездного обслуживания? Владельцам бизнеса имеет смысл использовать программное обеспечение для автоматизации процессов в планировании выездного обслуживания и диспетчеризации, а также для упрощения управления выездным обслуживанием.

Программное обеспечение для планирования и диспетчеризации выездного обслуживания востребовано компаниями, имеющими жесткие сроки и результаты. Несколько отраслей, которые используют это программное обеспечение:

• Сантехнические, электромонтажные и HVAC компании
• Услуги по уборке
• Услуги по управлению автопарком
• Техническое обслуживание
• Предприятия полевого обслуживания

5 причин, по которым предприятиям сферы услуг необходимо программное обеспечение для планирования выездного обслуживания

Бизнес, основанный на услугах, не может продавать продукт, поскольку его основной бизнес — предоставление услуг. Качество этих услуг должно быть всегда на высоте, а время простоя должно быть нулевым. Это и многое другое возможно только тогда, когда компании используют программное обеспечение для своих услуг.

1. Предприятиям сферы услуг необходимо программное обеспечение для планирования выездного обслуживания, чтобы быстро управлять рабочей нагрузкой и оперативно привлекать технических специалистов.
2. Программное обеспечение помогает повысить удовлетворенность клиентов, поскольку оно быстро реагирует на запросы на обслуживание и немедленно отправляет команду.
3. Программное обеспечение оптимизирует планирование, составляя графики работы для работников заблаговременно, что дает им возможность обслуживать больше людей и получать больше дохода.
4. Программное обеспечение также автоматически планирует повторяющиеся рабочие заказы и запросы, оценивая жизненный цикл актива.
5. Он готовит весь персонал к сезонным нагрузкам.

5 функций, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для планирования работ на местах

1. Планирование и диспетчеризация

Планирование и диспетчеризация являются обязательной функцией программного обеспечения, поскольку они помогают менеджерам планировать графики и назначать техников там, где это необходимо. Программное обеспечение должно предоставлять эту функцию, поскольку от нее зависит вся основа бизнеса, основанного на услугах.

Рассмотрите вариант, который позволит вам:

• Используйте распространенные платформы планирования, такие как Google Calendar, поскольку они требуют меньше усилий для адаптации пользователей.
• Оптимизируйте маршруты технических специалистов с помощью интеллектуальной системы планирования, которая анализирует навыки и местоположение технического специалиста.

2. Управление контактами

Ваши клиенты — это все для вашего сервисного бизнеса. Без надлежащего канала связи с ними вы не получите больше работы. Управление контактами означает легкий доступ к контактным данным и их сохранение для отслеживания прошлых заказов и прогнозирования будущих заказов.

Обратите внимание на функции управления контактами в программном обеспечении, которые позволяют:

• Автоматизированный охват с использованием планирования электронной почты
• Отправляйте напоминания клиентам, которые давно с вами не связывались.

3. Управление заказами на работу

Бизнесу, работающему в сфере услуг, необходимо отслеживать все заказы, поскольку одна упущенная возможность может испортить всю систему. Функция управления работой должна иметь возможность отслеживать ваши заказы с момента их первоначального запроса до их завершения. Она должна иметь возможность хранить счета и тикеты в централизованном месте для легкого доступа.

Для полевых специалистов эта функция может быть полезна следующим образом:

• Легко записывайте сведения о работе и информацию о клиенте с помощью мобильных форм
• Организуйте сведения о прошлых рабочих заказах в доступном документе, который работник сможет использовать в будущем.

4. Простота выставления счетов и счетов-фактур

Программное обеспечение для планирования выездного обслуживания должно поддерживать платежные услуги, чтобы стабильный и своевременный доход поддерживал работу компании. Кроме того, ручная обработка финансовых данных оставляет место для ошибок. С помощью программного обеспечения будет обеспечена 100% прозрачность и подотчетность для сторон, осуществляющих транзакции.

Любое программное обеспечение, которое вы используете для планирования и диспетчеризации, должно поддерживать финансовые услуги следующими способами:

• Сохраняйте данные о платежах клиентов после каждой транзакции и закрытия задания.
• Поддержка мобильных платежей, исключающая необходимость создания отдельных счетов.

5. Оптимизировано для всех устройств

Концепция «оптимизации для всех устройств» имеет решающее значение в современном цифровом мире. С быстрым ростом технологий и увеличением числа устройств важно обеспечить, чтобы программное обеспечение и веб-сайты могли адаптироваться ко всем типам устройств, включая настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. Это особенно важно в сфере услуг, где коммуникация является ключевым фактором.

В контексте сервисного бизнеса критически важно иметь программное обеспечение, оптимизированное для всех устройств. Технические специалисты часто находятся в разъездах, и доступ к их рабочей информации на мобильном телефоне или планшете имеет решающее значение. Программное обеспечение должно иметь возможность обновлять информацию в режиме реального времени с обеих сторон, позволяя офисной команде отслеживать прогресс технических специалистов и наоборот. Это помогает гарантировать, что все находятся на одной странице, и что работа выполняется эффективно.

Чтобы гарантировать, что программное обеспечение оптимизировано для всех устройств, важно использовать облачное программное обеспечение. Облачное программное обеспечение позволяет хранить данные в облаке, что означает, что к ним можно получить доступ из любого места и в любое время. Это также означает, что к программному обеспечению можно получить доступ с любого устройства с подключением к Интернету, что делает его гораздо более удобным для техников, которые всегда в движении.

От А до Я планирования и диспетчеризации

Планирование и диспетчеризация являются важнейшими аспектами любого сервисного бизнеса. Правильное планирование и диспетчеризация жизненно важны для того, чтобы ваши клиенты получали своевременное и эффективное обслуживание. Независимо от того, управляете ли вы малым бизнесом или крупной корпорацией, планирование и диспетчеризация могут обеспечить или разрушить ваш успех.

Чтобы помочь вам сориентироваться в этих важнейших компонентах вашего бизнеса, мы составили подробное руководство по планированию и диспетчеризации.

A – Автоматизация: Внедрение автоматизации в процессы планирования и диспетчеризации может сэкономить время и сократить количество ошибок.

B – Часы работы: установите четкие часы работы и убедитесь, что ваши клиенты знают их.

C – Коммуникация: Эффективная коммуникация между диспетчерами, техническими специалистами и клиентами имеет решающее значение для бесперебойной работы.

D – Диспетчеризация: Диспетчеры играют важную роль в распределении работ среди технических специалистов и обеспечении их своевременного прибытия на место работы.

E – Эффективность: эффективное планирование и диспетчеризация помогут вам выполнить больше задач за меньшее время, что приведет к увеличению прибыли.

F – Управление выездным обслуживанием: используйте программное обеспечение для управления выездным обслуживанием, чтобы оптимизировать процессы планирования и диспетчеризации.

G – Отслеживание по GPS: Отслеживание по GPS поможет вам отслеживать местонахождение ваших технических специалистов и гарантировать, что они вовремя прибудут на назначенные встречи.

H – Служба поддержки: Служба поддержки может оказывать поддержку техническим специалистам на местах, гарантируя им наличие необходимых ресурсов для выполнения своей работы.

I – Управление запасами: эффективное управление запасами может гарантировать наличие у технических специалистов необходимых деталей и расходных материалов для выполнения их работы.

J – Планирование работ: правильное планирование работ может помочь вам оптимизировать графики работы ваших техников и сократить время простоя.

K – Управление знаниями: внедрить систему управления знаниями, чтобы гарантировать техническим специалистам доступ к информации, необходимой им для выполнения своей работы.

L – Логистика: Логистика играет решающую роль в планировании и диспетчеризации, гарантируя, что технические специалисты будут иметь необходимое оборудование и ресурсы для выполнения своей работы.

M – Мобильные приложения: Мобильные приложения могут помочь техническим специалистам оставаться на связи с диспетчерами и предоставлять им обновленную информацию о ходе работ.

N – Уведомление: Автоматические уведомления позволяют информировать клиентов о назначенных им визитах на обслуживание, что сокращает необходимость ручного контроля.

O – Своевременное выполнение заказов: Своевременное выполнение заказов имеет решающее значение для обеспечения удовлетворенности клиентов и повторных заказов.

P – Планирование: эффективное планирование может помочь вам оптимизировать процессы планирования и диспетчеризации, а также сократить задержки.

В – Контроль качества: Внедрите меры контроля качества, чтобы гарантировать, что работы выполняются в соответствии с требованиями ваших клиентов.

R – Маршрутизация: программное обеспечение для маршрутизации поможет вам оптимизировать маршруты ваших технических специалистов и сократить время в пути.

S – Планирование: программное обеспечение для планирования поможет вам оптимизировать графики работы ваших технических специалистов и гарантировать, что они будут доступны для выполнения работ при необходимости.

T – Управление временем: эффективное управление временем имеет решающее значение для оптимизации процессов планирования и диспетчеризации, а также сокращения задержек.

U – Удобные для пользователя интерфейсы: удобные для пользователя интерфейсы могут помочь диспетчерам и техникам выполнять свою работу более эффективно.

V – Отслеживание транспортных средств: Отслеживание транспортных средств поможет вам контролировать работу вашего автопарка и сократить расходы на техническое обслуживание.

W – Рабочие задания: Рабочие задания предоставляют техническим специалистам важную информацию, гарантируя, что у них есть все необходимое для выполнения своей работы.

X – X-фактор: X-фактор в планировании и диспетчеризации – это способность адаптироваться к неожиданным изменениям и задержкам.

Y – Доходность: Управление доходностью может помочь вам оптимизировать процессы планирования и диспетчеризации, чтобы максимизировать прибыль.

Z – отсутствие задержек: конечная цель планирования и отправки грузов – отсутствие задержек, что гарантирует вашим клиентам своевременное и эффективное обслуживание.

Внедрение этих стратегий планирования и отправки в ваш бизнес может помочь вам оптимизировать ваши операции, повысить удовлетворенность клиентов и улучшить вашу прибыль. Используйте программное обеспечение для управления выездным обслуживанием, чтобы оптимизировать ваши процессы планирования и отправки и вывести ваш бизнес на новый уровень.