Стратегии плодотворного перехода к удаленной работе

Переход на удаленную работу — это победа только для некоторых компаний. Yahoo! — один из известных примеров. Компания 2013 года пыталась разрешить сотрудникам работать удаленно, но быстро вернула их обратно. Легко настроить удаленную команду на провал и заставить вернуться к старому способу работы, если не выделить надлежащую подготовку и ресурсы. Хотя существуют различия между потребностями индивидуального предпринимателя и владельца бизнеса, управляющего удаленным персоналом, многие полезные инструменты и стратегии могут упростить удаленную работу для всех, независимо от того, работают ли они в одиночку или в команде.

1. Определите, что вам нужно

Тщательно проверьте весь свой бизнес и задачи, которые он влечет за собой ежедневно. Как вы общаетесь с людьми, которым вы служите? Как вы обычно связываетесь с людьми? Как вы продаете свои товары и собираете деньги с клиентов? Тщательный анализ может определить, что можно и что нельзя делать удаленно.

2. Используйте правильные инструменты

Многие руководители компаний нанимают удаленных сотрудников до того, как у них появятся нужные технологии. Получите виртуальные рабочие телефонные номера, чтобы клиенты, партнеры и поставщики могли связаться с вами. Подключите свою команду с помощью чат-платформ, таких как Slack и Zoom, и подумайте об использовании общего склада или сервиса по запросу, если вы продаете материальные товары. Сделайте все возможное, но не сходите с ума. Почти так же ужасно, как отсутствие нужных приложений и инструментов, иметь слишком много всего, чтобы справиться. Чтобы ничего не потерялось при переводе, придерживайтесь небольшого количества приложений и платформ.

3. Сосредоточьтесь и компьютеризируйте

Даже если вам не нужно работать удаленно, наличие централизованного, унифицированного источника данных имеет решающее значение для вашей организации. В прошлом побочным продуктом ведения бизнеса были горы бумаги, картотечные шкафы, формы и папки. Теперь проще, чем когда-либо, сохранять и обмениваться документами и выполнять работу с помощью единого облачного хранилища данных и поставщика приложений, такого как Microsoft Teams или Google Workspace. Asana, Trello или Basecamp — это всего лишь несколько примеров программного обеспечения для повышения производительности, которое может поддерживать ваши проекты, встречи и другие обязательства в нужном русле.

4. Создайте базу данных своих знаний

Программное обеспечение, такое как Atlassian Confluence, используется многими компаниями в качестве базы знаний для отслеживания операций, кадровых ресурсов, заметок клиентов и проектов, а также других данных, которые необходимы сотрудникам для выполнения их работы. Один из способов оптимизировать ваши процессы — создать внутреннюю библиотеку знаний, которую вы и ваши сотрудники можете использовать для быстрого поиска решений распространенных проблем, возникающих в ходе повседневной работы.

5. Организуйте политики и процедуры

Вы можете ожидать, что ваша удаленная команда будет ощущаться как единое целое, только если вы установили четкие стандарты и процедуры того, как они должны работать. В зависимости от структуры вашей команды или характера вашей работы вам может потребоваться разработать руководящие принципы того, когда и как можно связаться с сотрудниками, работающими удаленно. Хотя адаптивность имеет решающее значение, устойчивый прогресс бизнеса должен иметь приоритет над любыми другими соображениями.

6. Создайте систему обмена информацией и информирования всех.

Поддержание связи с удаленными сотрудниками или теми, кто часто отсутствует в офисе, может потребовать много работы. Возможно, получатели ваших сообщений отреагируют позже или, когда вам понадобится ответ на неотложную проблему, вы не сможете связаться с тем, у кого она есть. Запланируйте частые проверки и собрания команды, чтобы все были на связи и знали, над чем работают все остальные и как они могут помочь. Это во многом поможет смягчить любые возможные трудности.

7. Оптимизируйте процесс приема на работу новых сотрудников.

Многих трудностей, возникающих при удаленной работе, можно избежать при надлежащей подготовке. Создавайте подробные руководства и простые пошаговые инструкции для новых членов команды, если у вас есть определенный набор инструментов для управления проектами и временем, которые нужно использовать определенным образом. Это может позволить им приступить к своей новой должности с минимальными помехами.

8. Что-то новое

Не все будет происходить хорошо или быстро, а может быть, и вообще не будет. Сохраняйте высокие надежды при тестировании новых подходов и программного обеспечения для удаленной работы. Сохраняйте надежду, если сначала вы потерпите неудачу. Возможно, вам придется использовать правильный инструмент для работы или рассмотреть альтернативу, которая сэкономит вам время или усилия. Задайте свои вопросы другим владельцам компаний, чтобы получить представление об их опыте.

9. Регулярно проводите оценку

Ключом к решению, придерживаться ли курса или вносить изменения в фирму, является регулярный обзор операционных операций компании, как понимает любой успешный владелец бизнеса. Тем более для распределенных команд это имеет первостепенное значение. Когда команды работают из разных мест, может быть сложно оценить производительность, кроме как через конкретные результаты; однако в общем физическом офисе есть много возможностей измерить производительность и вовлеченность в работу. Вы всегда можете продолжать совершенствоваться, постоянно оценивая свой прогресс.

10. Проводите частые встречи

Помните и о своих чувствах. Когда все разбросаны по всему миру, легко потерять из виду общую картину и начать чувствовать, что вы не вносите никакого вклада ни во что как команда. Помимо регулярных собраний сотрудников, отличным методом повышения морального духа является организация виртуальных мероприятий, таких как вечеринки с пиццей или коктейльные часы, в которых все сотрудники могут участвовать одновременно.

В заключение, управление удаленной командой при удаленной работе может быть непосильной задачей. Благодаря быстрому развитию современных коммуникационных технологий стало доступно больше и лучше ресурсов, помогающих владельцам бизнеса, менеджерам и работникам работать удаленно. Вы можете повысить свои шансы на успех в современном деловом мире, приобретя виртуальный номер для своей компании и изучив другие инструменты и стратегии.