Программное обеспечение для управления аптекой: купите готовое решение или настройте его под себя

Любая аптека — это сложное коммерческое предприятие, ключевой особенностью которого является сам продукт. Аптекам и аптечным складам приходится работать с огромным ассортиментом продукции: поступление лекарств в разных дозировках и лекарственных формах, разница в ценовых предложениях у разных дистрибьюторов и производителей, необходимость контроля и переоценки остатков на складах и т. д., как и в любом крупном розничном бизнесе, но, кроме того, есть государственный контроль над ценообразованием и специфические модели, свойственные фармацевтическому бизнесу — все эти процессы можно и нужно автоматизировать. Внедрение программного обеспечения для управления аптеками может кардинально изменить эти сложные процессы.

Проблемы, которые должна решить программа автоматизации аптек

Комплексные программы для автоматизации аптек и аптечных сетей обычно состоят из отдельных модулей, каждый из которых отвечает за автоматизацию определенных задач или процессов аптек и аптечных сетей.

Вот с чем вам обязательно придется столкнуться при автоматизации фармацевтического производства:

1. ATC (Anatomical Therapeutic Chemical) или ATC (от Anatomical Therapeutic Chemical) классификация и подбор лекарств по симптомам/заболеваниям. Необходимо поддерживать соответствие этой классификации. При этом конечный пользователь не ищет по критериям ATX/ATC — он ищет по симптомам или заболеваниям. Соответственно, система должна позволять параллельно вести 2-3-4 дерева категорий (систем классификации), чтобы было удобно искать нужный препарат или продукт.
2. Ценообразование. Существуют товары, которые реализуются по разным моделям ценообразования: некоторые со скидками, некоторые подлежат государственному регулированию и не могут продаваться по ценам «дороже чем» или «наценка не выше X%». Также существуют товары, реализуемые по моделям «скидки от производителя», когда разницу между розничной и экономически обоснованной ценой покрывает поставщик.
3. В зависимости от стадии жизненного цикла аптеки, вам также необходимо управлять ценовой политикой. Если аптека только открывается — у нее больше запасов. Если рядом с аптекой находится сильный конкурент — то же самое.
4. Таким образом, ценообразование для аптечной сети — непростая задача, и система автоматизации аптечного бизнеса должна позволять управлять моделями ценообразования, предоставлять аналитику по эффективности отдельных моделей и категорий товаров, а также — крайне желательно — видеть прогнозы прибыльности/рентабельности до переоценки.
5. Учет и пересчет цены «на лету». В аптечных сетях применяются разные модели учета и пересчета. К ним относятся партионный учет, плановый пересчет, пересчет при наступлении внешних событий (изменение курса доллара, изменение нормативов регулирования и т.п.) и истечении срока годности товара. Соответственно, следует учитывать учет, переоценку остатков, динамическое ценообразование, оперативный дозаказ товара, транспортную логистику как внутри сети, так и от поставщиков.
6. Программы лояльности и акции. Аптеки все чаще переходят на программы скидок и бонусов с персонализированными условиями для каждого клиента на основе его прошлых покупок, вероятных диагнозов и т. д. Клиенту удобно получать персонализированные предложения на продукты, которые он потребляет часто или регулярно. Аптеке выгодно делать рекламные пакеты, которые будут выгодны клиентам, помогая при этом продавать то, что нужно продать.

   

7. Открытые API и безопасность. Современная система, с одной стороны, должна быть полностью открыта для интеграции API. Например, страховая компания должна иметь возможность оформить заказ через API, а не звонить в колл-центр аптечной сети. С другой стороны, важны безопасность данных и безопасность операций.
8. Работа систем в автономном режиме. Несмотря на то, что сети 4G (LTE) и 5G меняют возможности доступа к сети, проблема работы в автономном режиме по-прежнему актуальна. Ваши ключевые операции: работа с кассой, работа программы лояльности — не должны зависеть от доступа к сети, операции должны выполняться даже при отсутствии сигнала, а синхронизация должна происходить в момент восстановления связи.
9. Встроенная система заказов поставщикам. Для аптеки важно иметь возможность оперативно получать прайс-листы и формировать заказы на основе оптимальной цены. Средства автоматизации фармацевтических заказов позволяют выбирать поставщиков по заданным критериям, как правило, по минимальной цене.
10. Интеграция с аптечными агрегаторами. Такие сервисы позволяют клиентам находить лекарства в ближайших аптеках, заказывать их онлайн, проверять наличие или связываться с аптеками, оформлять доставку. Вы можете не только размещать свои прайс-листы и товарные предложения, но и отслеживать активность конкурентов.
11. Поддержка контрольно-кассовой техники. Возможность подключения и работы с кассовым и фискальным оборудованием: сканеры штрихкодов, принтеры этикеток, регистраторы расчетных операций, POS-системы и т.д.
12. Интернет-аптека. Важно не только создать сайт аптеки, но и проработать все необходимые интеграции с существующими системами учета и автоматизации для своевременного автоматического обновления данных и подключения CMS или ERP систем. Все компоненты должны быть совместимы.

Почему автоматизация?

Современный фармацевтический рынок развивается настолько стремительно, что то, что еще несколько лет назад считалось прорывом, теперь стало стандартом.

Автоматизация фармацевтической отрасли помогает компаниям наладить производство и сбыт, управлять качеством продукции, наладить коммуникации с аптечными сетями и отдельными торговыми представителями, избегать «серых» и непрозрачных схем на рынке и многое другое. Программы для автоматизации фармацевтики разрабатываются с учетом специфики задач и процессов данной ниши: CRM-системы для фармацевтических компаний, системы управления продажами в госпиталях, ERP-системы, системы документооборота и т. д. CRM для фармацевтических компаний, в частности, позволяет собрать в одном интерфейсе все необходимые инструменты управления, а также аналитику и базы данных по врачам лечебно-профилактических учреждений и аптек.

На уровне аптек и аптечных сетей программы автоматизации помогают повысить эффективность, скорость и качество обслуживания клиентов, управлять филиалами, организовывать коммуникацию сотрудников, обучение и т. д. Комплексная автоматизация аптек позволяет работать с товарными запасами, иметь доступ к реестрам лекарственных средств, организовывать бухгалтерский учет, налаживать коммуникацию с клиентами, управлять рекламными кампаниями и программами лояльности и т. д. Сюда же входит автоматизация кассовых рабочих мест в аптеках, систем самообслуживания, маркировки лекарств на собственном производстве, автоматизация учета движения товаров в аптеке и многое другое.

Готовое программное обеспечение или разработка индивидуальной программы автоматизации аптек?

Будет ли готовое ПО полностью соответствовать вашим пожеланиям? Вероятно. Но что делать, если в какой-то момент ваши требования начнут выходить за рамки одной системы? Или вас заинтересовало, например, как создать свою интернет-аптеку как совместимое дополнение к существующему ПО, а изначально такой функционал даже не был в планах разработчиков?

Готовые системы, скорее всего, будут вас сдерживать и замедлять. В случае доработки есть риск, что со временем ваша система станет напоминать лоскутное одеяло или начнет «разваливаться», грозя вам потерей данных, если вы уже «переросли» ее. Любые доработки — это изменения в рамках уже написанного функционала, что всегда дорого и не всегда эффективно.

Если вы хотите сделать что-то прорывное, лучше сразу сделать ставку на собственную систему – довериться разработке индивидуального решения. Тем более, что опытный разработчик не только досконально знает особенности своего ПО, но и берет на себя ответственность за качество не только продукта, но и его внедрения и поддержки, что является преимуществом готовых решений.