Почему ведущие организации переходят на Microsoft Office 365

Если вы возглавляете организацию, вам необходим доступ к облаку, который расширяет преимущества:

• Эффективность затрат
• Защита данных
• Доступ к вашим данным в любое время и в любом месте.
• Согласие

Однако это не должно быть единственной причиной для радости. Главная причина в том, что плохо выполненная миграция может обойтись вам в кругленькую сумму. Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить для успешной миграции Office 365:

Выберите тип метода миграции

Существует множество различных способов перехода на Office 365, и на основе этого вы получите достижения и трудности. Эти передовые практики помогают учесть драйверы производительности для плавного перехода.

Факторы миграции и производительности IMAP

Метод миграции, также известный как протокол доступа к сообщениям в Интернете, использует центр администрирования Exchange для переноса почтового ящика пользователя из его экосистемы IMAP в почтовый ящик Office 365.

Миграция с переключением

Если вы хотите перенести все локальные почтовые ящики, целые организации электронной почты, контакты электронной почты, группы рассылки и учетные записи пользователей в Office 365, вам следует использовать прямую миграцию.

Поэтапная миграция

Поэтапную миграцию можно использовать для переноса партий локальных почтовых ящиков в течение нескольких месяцев.

Миграция третьих лиц

Различные третьи стороны используют свои протоколы и подходы для выполнения миграции Office 365.

Факторы, влияющие на миграцию Office 365 с использованием различных методов

Определившись с методом миграции, вам необходимо учесть факторы, влияющие на миграцию Office 365, чтобы вы могли следовать надлежащим рекомендациям.

1. Источник извлечения данных

Извлечение данных обычно начинается в начале миграции данных. Исходная точка должна иметь достаточно ресурсов для оптимальной производительности миграции и во избежание проблем с конечным пользователем. Лучшая практика для миграций Office 365 в таких случаях — это мониторинг производительности системы во время пилотного тестирования миграции. Вы также можете добавить аппаратные ресурсы для снижения нагрузки на систему.

2. Проверьте существующую работающую систему.

Всегда инициируйте миграцию в нерабочее время, когда не выполняются ресурсоемкие задачи.

3. Регулирование

Всегда проверяйте политику регулирования, предусмотренную для вашей системы электронной почты, поскольку она определяет ограничение скорости и объем извлекаемых данных.

4. Выберите правильную лицензию

Организация может быть в первую очередь разделена на различные рабочие группы или функциональные группы, такие как продажи, человеческие ресурсы, финансы и ИТ. Эти группы должны быть разделены на группы пользователей, и все эти группы пользователей должны быть лицензированы.

5. Подготовьте свою экосистему

Этот шаг следует считать самым важным шагом в определении того, пройдет ли ваш переход на Office 365 гладко. Вам необходимо создать среду, которая облегчает миграцию. Например, убедитесь, что на ваших локальных серверах Exchange запущена правильная версия Exchange, в зависимости от используемого вами метода миграции.

Обычно всегда есть данные, которые требуют очистки, но на которые не обращали внимания. Вам следует уделить время очистке локального Active Directory, чтобы переносились только те данные, которые нужны вашим пользователям.

Если вы хотите избежать всего стресса миграции, выберите хорошего хостинг-провайдера, который может помочь вам со всеми этими процессами миграции. Более того, этот провайдер также может помочь вам настроить Azure Virtual Desktop, который поможет вам легко получить доступ к вашим электронным письмам и другим данным компании из любой точки мира.

Безопасность и соответствие требованиям Office 365

Организации, заинтересованные в инвестировании в Microsoft Office 365, могут быть уверены в высочайшем уровне безопасности и соответствия требованиям, поскольку причины перехода часто связаны с необходимостью защиты своих данных. Office 365 предназначен для организаций, стремящихся достичь высокой степени безопасности данных с помощью таких инструментов, как шифрование, обнаружение вредоносных программ и т. д. Кроме того, с Office 365 у вас есть регулярные обновления, поэтому вы всегда можете быть уверены, что ваши данные актуальны.

Microsoft также предпринимает активные шаги для обеспечения того, чтобы информация, хранящаяся в ее облачной среде, соответствовала стандартам соответствия нормативным требованиям. Благодаря обширным проверкам, проводимым для подтверждения соответствия отраслевым нормам, а также собственным протоколам конфиденциальности и политикам безопасности Microsoft, клиенты могут быть уверены, что их данные защищены и соответствуют требованиям в ее облачной среде.

Кроме того, Office 365 позволяет осуществлять доступ нескольким пользователям, которые могут находиться в разных странах или местах. Возможность доступа к корпоративным ресурсам из любой точки мира обеспечивает большую гибкость в том, как выполняется работа, при этом сохраняя безопасную ИТ-инфраструктуру и пользовательский опыт.

Соображения стоимости

Соображения стоимости, естественно, являются одним из основных факторов, определяющих решение о переходе на Office 365. Основная причина, по которой многие организации выбирают эту платформу, заключается в том, что она может значительно сократить расходы на ИТ.

Преимущества подписки на Office 365 включают: оплату за пользователя в месяц, сокращение оборудования, программного обеспечения и связанных с ними обновлений, а также поддержание централизованной системы с небольшими усилиями по обслуживанию. Поскольку службы надежно хранятся за пределами организации, а Microsoft полностью контролирует резервное копирование и безопасность данных, компании экономят на расходах на поддержку ИТ-инфраструктуры.

Финансовая экономия при переходе на Office 365 становится гораздо очевиднее, когда приходит время ежегодного обновления или модернизации программного обеспечения организации, поскольку больше нет необходимости в дорогостоящих авансовых платежах за обновление или установку программного обеспечения на отдельных компьютерах, поскольку теперь все выполняется автоматически с помощью облачных вычислений.

Кроме того, предприятия получают выгоду от улучшенной совместной работы и коммуникации с такими возможностями, как обмен файлами, мгновенный обмен сообщениями и даже видеоконференции — и все это при значительном сокращении расходов на телекоммуникации благодаря многофункциональному Office 365 — и без необходимости в сложных сетевых инфраструктурах.

Организации экономят не только деньги на ежемесячных или годовых лицензионных сборах, но и расходы на развертывание приложений Office на настольных компьютерах организации, поскольку развертывание нового программного обеспечения, такого как документы Word, может выполняться удаленно, без необходимости ручного вмешательства со стороны компьютера каждого пользователя.

Масштабируемость, позволяющая успешно разворачивать и управлять несколькими лицензиями, соответственно, также значительно ускоряет любые необходимые обновления или изменения в синхронизации на нескольких компьютерах одновременно, что снова дополнительно снижает эксплуатационные расходы бизнеса по сравнению с использованием ручного труда, который в противном случае потребовал бы гораздо больше времени и финансовых вложений для того, чтобы организации могли успешно поддерживать последние версии своих приложений в актуальном состоянии на нескольких рабочих столах, обслуживаемых их сотрудниками в разных местах в ходе их бизнес-операций.

Заключение:

При выполнении проекта миграции может быть сложно получить подробные знания и нужных экспертов. Всегда хорошо положиться на одного из поставщиков услуг, который профессионально разбирается в том, что делает. Apps4Rent специализируется на услугах миграции и хостинга приложений, таких как QuickBooks Hosting, для защиты данных пользователей, которые могут быть извлечены даже во время стихийных бедствий, поэтому большинство малых предприятий по всему миру доверяют им.