Преимущества виртуального телефона для бизнеса

Виртуальные телефонные системы предлагают предприятиям больше возможностей, чем обычная телефонная служба (POTS). Выбрав опытного провайдера, владельцы бизнеса могут получить доступ к расширенной аналитике вызовов и текстов.

Некоторые провайдеры позволяют одновременно или последовательно направлять входящие звонки на телефоны членов команды, чтобы потенциальные звонки клиентов или проблемы с обслуживанием клиентов не оставались без внимания.

Улучшенное обслуживание клиентов

Виртуальные телефонные системы позволяют переадресовывать звонки на несколько устройств и в разные места. Это означает, что если кто-то позвонит на ваш основной рабочий номер, предназначенный для вашего офиса, вы можете переадресовать его напрямую на смартфоны всех сотрудников, чтобы кто-то мог ответить на звонок и быстрее решить вопросы и проблемы клиентов.

Он также предоставляет расширенные функции вызовов, которые обычно имеются только в более крупных системах АТС, включая IVR, запись вызовов, маршрутизацию/стекирование по времени/преобразование vmail в электронную почту и многое другое. Эти расширенные функции вызовов могут помочь предоставить клиентам улучшенное обслуживание, одновременно повышая производительность команды.

Они могут помочь вашему бизнесу создать более профессиональный имидж и вызвать доверие у потенциальных клиентов. Виртуальные телефонные услуги не только улучшают коммуникацию и поддержку клиентов по всем каналам, но и могут использоваться для отслеживания кампаний по продажам и контроля эффективности маркетинговых команд.

Виртуальные телефонные системы облегчают клиентам связь с вашей компанией, предлагая несколько вариантов связи. Помимо традиционного телефона, клиенты также могут связаться с вами с помощью текстовых сообщений и чата в реальном времени, что дает им больше способов взаимодействия с вами, которые соответствуют их предпочтениям в общении, и улучшает общее качество обслуживания клиентов, одновременно снижая показатели оттока и затраты на эффективность работы отделов обслуживания клиентов. Внедряя эти простые, но эффективные инструменты общения с клиентами, компании могут гарантировать, что каждый запрос от клиентов будет обработан эффективным образом.

Более доступные варианты связи

Виртуальные телефонные системы предлагают пользователям гибкий пользовательский опыт на различных устройствах, начиная от телефонов, ноутбуков, планшетов и компьютеров, что позволяет сотрудникам работать из дома или на выезде, оставаясь подключенными к телефонной системе компании. Клиенты и сотрудники могут общаться на любом удобном устройстве, синхронизируя разговоры по всем каналам (аудио/видео/текст). Кроме того, компании могут использовать один бизнес-номер, который обеспечивает единообразный клиентский опыт независимо от используемой платформы или устройства.

Это также позволяет сотрудникам защитить свои личные номера мобильных телефонов от просмотра при звонках с рабочего номера, помогая гарантировать, что в случае ухода сотрудника его личный номер не попадет в списки контактов клиентов.

Виртуальные телефонные линии предлагают удаленным работникам и компаниям с несколькими офисами эффективные средства маршрутизации звонков напрямую. Виртуальный звонок может либо звонить во все офисы одновременно, либо ему может быть назначена очередь звонков или группа звонков, которая будет поочередно звонить в каждое место, пока кто-то не поднимет трубку. Кроме того, это также позволяет компаниям отслеживать ключевые показатели клиентов через телефонные линии — например, назначать местные номера маркетинговым кампаниям для отслеживания лидов или продаж.

Они повышают доступность, предлагая возможность переадресации вызовов на мобильные телефоны. Это позволяет сотрудникам продолжать использовать свои личные мобильные телефоны при ведении бизнеса и предоставлении клиентам личных номеров; однако, когда вы находитесь вне офиса, вызовы будут автоматически перенаправляться обратно в виртуальную телефонную систему — особенно полезно для новых владельцев малого бизнеса, которые часто отлучаются на встречи или для служебных звонков.

Повышенная гибкость

Виртуальные телефонные системы дают вашей команде гибкость в работе из дома или удаленно, не пропуская ни одного важного звонка или голосовой почты. Вместо этого виртуальные звонки и голосовые сообщения могут быть направлены напрямую на столько телефонных линий, сколько необходимо — даже через границы! Это дает вашим сотрудникам свободу передвижения, а также гарантирует, что они никогда не пропустят важное сообщение или звонок.

Если ваши звонки в службу поддержки клиентов часто переадресовываются или перенаправляются агентам с другим опытом, что приводит к длительному ожиданию и недовольству клиентов, виртуальные телефоны могут стать решением. Автосекретари могут использоваться для быстрого приветствия звонящих перед предоставлением вариантов или указаний, которые быстро доставят их туда, куда им нужно. Кроме того, если кто-то не отвечает сразу после ответа, звонки могут быть автоматически переведены или переадресованы.

Для компаний с несколькими офисами по всей стране виртуальные телефоны могут помочь управлять звонками и поддерживать связь между членами команды. Вы можете назначить местные коды для каждого офиса и установить правила переадресации звонков, которые будут направлять звонки непосредственно на них, чтобы облегчить быструю обработку больших объемов запросов клиентов и эффективное решение проблем.

Они должны легко интегрироваться с другими бизнес-инструментами, такими как CRM и приложения для повышения производительности, чтобы оптимизировать задачи и коммуникацию для повышения роста бизнеса. Такие функции, как текстовые автоответчики и работа на любом устройстве — даже на компьютерах! — делают виртуальные телефоны важным ресурсом для удаленных работников. Кроме того, такие системы должны предлагать отчетность и аналитику в реальном времени, чтобы вы могли точно оценивать маркетинговые кампании. Talkroute предлагает решение для многоканального контакт-центра, совместимое с большинством устройств, при этом обеспечивая бесшовную интеграцию с другими инструментами.

Повышенная конфиденциальность

В отличие от стационарных телефонов, виртуальные телефонные номера не зависят от медных проводов и могут легко подключаться к любому устройству с доступом в Интернет, включая бизнес-планшеты сотовой связи, ноутбуки и даже планшеты с доступом в Интернет. Сотрудники могут работать из дома, в дороге или даже в офисе и по-прежнему иметь доступ ко всем необходимым функциям звонков.

Они также позволяют компаниям легко отслеживать данные о вызовах и анализировать тенденции, помогая им разрабатывать более эффективные маркетинговые стратегии. Менеджеры и другие члены команды могут получать доступ к этой информации в режиме реального времени через мобильные приложения или настольные порталы, чтобы они могли быстро реагировать на запросы клиентов или быстро решать любые проблемы.

Компании, использующие виртуальные телефонные системы, имеют больше контроля над тем, как клиенты маршрутизируются от клиентов. Они могут создавать индивидуальные приветствия, которые направляют звонящих напрямую в соответствующий отдел или сотруднику и обеспечивают своевременный ответ на все звонки — эта функция может быть особенно полезна для служб поддержки клиентов, которые хотят сократить количество пропущенных звонков, направляя звонящих напрямую доступным агентам.

Виртуальные телефонные системы обычно включают дополнительные функции управления вызовами, такие как стекирование вызовов и маршрутизация на основе времени, для дальнейшего повышения производительности и эффективности в колл-центрах или отдельных агентах. Многие поставщики виртуальных телефонов также предоставляют функции текстовых сообщений, что делает этот вариант идеальным для компаний, которые хотят отправлять рекламные предложения или информацию о своих услугах с помощью текстовых сообщений SMS. Аналогичным образом, тексты автоответчика позволяют компаниям эффективно обрабатывать сообщения клиентов организованным образом, помогая компаниям не пропускать важные сообщения или не отправлять их в неподходящее время.

Более низкая стоимость

Предприятия, выбирающие виртуальные телефонные номера, часто сталкиваются с более низкими эксплуатационными расходами по сравнению с их традиционными стационарными или мобильными номерами, поскольку звонки передаются через Интернет, а не через традиционные стационарные и мобильные телефоны, что исключает дорогостоящие покупки оборудования или выделенные бизнес-линии. Кроме того, многие поставщики виртуальных телефонов предоставляют дополнительные функции, такие как переадресация вызовов, возможности преобразования голосовой почты в текст, групповая рассылка и совместное использование номеров, которые часто не предлагаются в традиционных системах.

При выборе виртуального телефонного номера важно учитывать как ваши потребности в общении, так и бюджет. Убедитесь, что провайдер предлагает интуитивно понятный пользовательский интерфейс, простую структуру ценообразования и неограниченные звонки и сообщения без дополнительных расходов за использование. Кроме того, поиск номера с функциями поддержки клиентов может оказаться чрезвычайно полезным для быстрого решения любых проблем по мере их возникновения.

Некоторые из них позволяют сотрудникам подключаться к корпоративной сети с помощью всего одного приложения на телефоне или компьютере, что делает удаленную работу еще проще — будь то дома или в дороге. И поскольку эти приложения не зависят от устройства, они предоставляют идеальный способ разграничения личного и рабочего общения, одновременно повышая цифровую безопасность. Они даже могут получить доступ к ключевым бизнес-инструментам, таким как организация контактов, автоответ, ожидание вызова, преобразование голосовой почты в текст, групповая трансляция и многое другое — все из одного приложения!

Виртуальные телефонные системы часто оснащены функциями аналитики вызовов в реальном времени и отчетности, которые позволяют вам легче контролировать производительность вашей команды. Например, эти отчеты могут помочь выявить закономерности в объеме вызовов, а также оценить уровень удовлетворенности клиентов — ценные сведения для улучшения важных аспектов бизнеса, таких как маркетинг и обслуживание клиентов.